Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; die gesetzlichen Voraussetzungen dafür liegen nicht vor. Bei Fragen zum Datenschutz wende dich bitte direkt an die oben genannte Adresse.

2. Worum es hier geht

SpamZero meldet sich in deinem Auftrag per IMAP an deinem E-Mail-Postfach an, liest neu eingegangene Nachrichten und stuft sie als Spam oder als erwünschte Post ein. Dabei werden zwangsläufig Inhalte deiner E-Mails verarbeitet. Dieser Abschnitt erklärt, was dabei genau passiert.

Der Nachrichtentext deiner E-Mails wird nicht dauerhaft gespeichert. Er wird ausschließlich im Arbeitsspeicher ausgewertet und danach verworfen. Gespeichert werden nur Absender, Betreff, das Prüfergebnis und einzelne Wortmerkmale in anonymisierter Zählform.

3. Welche Daten verarbeitet werden

a) Kontodaten

Bei der Registrierung werden deine E-Mail-Adresse und dein Passwort erhoben. Das Passwort wird ausschließlich als bcrypt-Hashwert gespeichert und ist für mich nicht lesbar. Hinzu kommen der Zeitpunkt der Registrierung sowie dein gebuchter Tarif und dessen Status.

b) Zugangsdaten zu deinem Postfach

Um dein Postfach abrufen zu können, speichere ich Servername, Port, Benutzername und Passwort deines E-Mail-Kontos. Das Postfach-Passwort wird vor dem Speichern symmetrisch verschlüsselt (Verfahren: Fernet — AES-128 im CBC-Modus, abgesichert durch HMAC-SHA256). Der Schlüssel liegt getrennt von der Datenbank in der Serverkonfiguration.

c) Daten aus deinen E-Mails

Zu jeder geprüften Nachricht werden gespeichert:

• Absenderadresse und Betreffzeile
• Nachrichtenkennung (Message-ID und IMAP-UID)
• Empfangs- und Verarbeitungszeitpunkt
• das Prüfergebnis sowie der errechnete Spam-Wert
• deine Korrektur, falls du das Ergebnis richtigstellst

Für den lernenden Filter werden aus Betreff und Text einzelne Wörter herausgelöst und je Postfach gezählt, wie oft ein Wort in Spam und wie oft in erwünschter Post vorkam. Gespeichert wird dabei nur das einzelne Wort mit zwei Zählern — nicht der Satz, in dem es stand, und nicht die Nachricht, aus der es stammt.

Zusätzlich wird zu jeder geprüften Nachricht vorübergehend die Liste ihrer Wortmerkmale festgehalten: die enthaltenen Wörter in alphabetischer Folge, jeweils einmal, ohne ihre Reihenfolge und ohne Satzbau. Nur dadurch kann eine spätere Korrektur den vollständigen Text berücksichtigen statt bloß die Betreffzeile — und ein zuvor gelerntes Ergebnis sauber wieder zurücknehmen. Diese Liste wird spätestens nach 30 Tagen automatisch und ausnahmslos gelöscht, unabhängig davon, ob du das Ergebnis bestätigt hast.

Der zusammenhängende Nachrichtentext wird zu keinem Zeitpunkt gespeichert und lässt sich aus den Wortmerkmalen nicht wiederherstellen.

d) Freigabe- und Sperrlisten

Absenderadressen oder Domains, die du dauerhaft zulassen oder blockieren lässt, werden mit deinem Konto gespeichert.

e) Bekannte Absender

Zu jedem verbundenen Postfach wird festgehalten, von welchen Adressen dort schon erwünschte Post lag — mit einem Zähler und dem Zeitpunkt des letzten Eingangs. Diese Liste schützt Bestellbestätigungen und Antworten auf eigene Anfragen davor, vom lernenden Filter irrtümlich aussortiert zu werden. Sie wird nicht ausgewertet, nicht zusammengeführt und nicht weitergegeben.

f) Abmeldungen von Werbepost

Meldest du dich über SpamZero von einem Newsletter ab, wird vermerkt, um welchen Absender es ging, wann das geschah und auf welchem Weg (Ein-Klick-Verfahren, Abmeldelink oder E-Mail). Der Vermerk dient allein dazu, dir bei weiteren Nachrichten desselben Versenders anzuzeigen, dass die Abmeldung bereits läuft.

Beim Ein-Klick-Verfahren ruft mein Server die Abmeldeadresse auf, die der Versender selbst in der Nachricht hinterlegt hat. Dabei erfährt er, dass die Abmeldung erfolgt ist — genau wie beim Klick auf den Abmeldelink im eigenen E-Mail-Programm. Weitere Angaben über dich werden dabei nicht übermittelt.

g) Kündigungen

Nutzt du die Kündigungsschaltfläche, werden deine E-Mail-Adresse und der Zeitpunkt des Eingangs gespeichert, dazu — sofern du sie angibst — dein Name und dein Kündigungsgrund. Das ist nötig, um die Kündigung zuzuordnen und ihren Eingang nachweisen zu können (§ 312k BGB). Name und Grund sind freiwillig; du kannst beide Felder leer lassen.

h) Zahlungsdaten

Die Zahlungsabwicklung übernimmt Stripe. Kreditkartennummern oder Bankverbindungen werden von mir weder erhoben noch gespeichert. In meiner Datenbank liegen lediglich die Kundenkennung und die Abonnementkennung von Stripe sowie der Zahlungsstatus.

i) Server-Protokolle

Beim Aufruf der Website fallen technische Zugriffsdaten an (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browserkennung). Sie dienen dem Betrieb und der Absicherung gegen Angriffe und werden nach spätestens sieben Tagen gelöscht.

4. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) für Kontoführung, Postfachabruf, Spam-Prüfung und Abrechnung. Ohne diese Verarbeitung kann der Dienst seinen Zweck nicht erfüllen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) für Server-Protokolle und die Abwehr von Missbrauch.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) für die Aufbewahrung von Abrechnungsunterlagen.

5. Daten anderer Personen in deinem Postfach

In deinem Postfach befinden sich zwangsläufig Daten der Menschen, die dir schreiben — mindestens deren Absenderadresse und Betreffzeile. Diese Verarbeitung erfolgt in deinem Auftrag und ist zur Erbringung des Dienstes erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Die Daten werden ausschließlich zur Einstufung deiner eingehenden Post verwendet, nicht ausgewertet, nicht zusammengeführt und nicht weitergegeben.

6. Wer die Daten sonst noch zu sehen bekommt

Die Daten werden nicht verkauft und nicht zu Werbezwecken weitergegeben. Als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO — also weisungsgebunden und ohne eigene Zwecke — ist eingebunden:

• Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen — Betrieb der Server. Standort des Rechenzentrums ist Nürnberg, Deutschland.

Daneben erhalten zwei Stellen Daten in eigener Verantwortung. Sie handeln nicht nach meiner Weisung:

• Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Dublin, Irland — Zahlungsabwicklung. Übermittelt werden deine E-Mail-Adresse und der gebuchte Tarif; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Über die weitere Verarbeitung — etwa zur Betrugsabwehr und zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten — entscheidet Stripe selbstständig und ist dafür eigener Verantwortlicher. Es gilt zusätzlich die Datenschutzerklärung von Stripe.
• Der jeweilige Versender, wenn du dich über SpamZero von seiner Werbepost abmeldest. Was dabei übermittelt wird, steht in Abschnitt 3 f.

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU beziehungsweise des EWR findet durch mich nicht statt. Sämtliche Verarbeitung der E-Mail-Daten erfolgt auf Servern in Deutschland.

7. Wie lange gespeichert wird

• Kontodaten: bis zur Löschung deines Kontos.
• Postfach-Zugangsdaten: bis du das Postfach trennst oder dein Konto löschst — dann sofort und vollständig.
• Geprüfte Nachrichten und Filterdaten: werden zusammen mit dem zugehörigen Postfach gelöscht.
• Wortmerkmale einzelner Nachrichten: längstens 30 Tage.
• Bekannte Absender: werden zusammen mit dem zugehörigen Postfach gelöscht.
• Abmeldevermerke: bis zur Löschung deines Kontos.
• Kündigungen: drei Jahre ab Eingang. Solange können Ansprüche aus dem gekündigten Vertrag geltend gemacht werden (§ 195 BGB); danach werden sie automatisch gelöscht.
• Server-Protokolle: längstens sieben Tage.
• Abrechnungsunterlagen: bis zu zehn Jahre nach den handels- und steuerrechtlichen Vorgaben (§ 147 AO, § 257 HGB).

8. Deine Rechte

Dir stehen jederzeit folgende Rechte zu:

• Auskunft über die zu dir gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)

Eine formlose Nachricht an spamzero@koerth.de genügt. Dein Konto kannst du außerdem jederzeit selbst löschen; damit verschwinden auch alle Postfachdaten und Filterdaten.

9. Beschwerderecht

Wenn du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung deiner Daten gegen die DSGVO verstößt, kannst du dich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständig ist:

10. Sicherheit

Die Verbindung zur Website ist durchgehend per TLS verschlüsselt. Der Abruf deines Postfachs erfolgt über IMAP mit TLS. Postfach-Passwörter liegen verschlüsselt in der Datenbank, Kontopasswörter ausschließlich als Hashwert. Der Zugriff auf die Server ist auf mich persönlich beschränkt.

11. Keine Tracker, keine Werbe-Cookies

SpamZero setzt keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste ein. Es werden keine Cookies zu Werbezwecken gesetzt. Nach der Anmeldung wird lediglich ein Zugangsmerkmal im lokalen Speicher deines Browsers abgelegt, damit du angemeldet bleibst. Es ist technisch notwendig und wird beim Abmelden entfernt. Eine Einwilligungsabfrage ist dafür nicht erforderlich.

Auch die verwendete Schriftart wird vom eigenen Server ausgeliefert. Beim Aufruf der Seite geht dadurch keine Anfrage an Google oder andere Dritte.

12. Änderungen dieser Erklärung

Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert. Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung. Bei wesentlichen Änderungen informiere ich dich per E-Mail.